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Eventmanagement: 7 Tipps für ein erfolgreiches Event

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Es erfordert gründliche Vorbereitung und viel Zeit eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren, aber es kann Ihrem Unternehmen sehr viel bringen. Denken Sie an zufriedene Teilnehmer, die in ihren eigenen Netzwerken über die Veranstaltung sprechen, oder an Journalisten, die darüber schreiben und bestenfalls sogar konkrete Leads für Ihr Unternehmen. Aufgrund unserer eigenen Veranstaltung, die wir im vergangenen Oktober organisiert haben, möchte ich Ihnen einige Tipps zur Organisation Ihrer eigenen Veranstaltungen geben.

Tipp 1: Beginnen Sie mit dem ‘Warum‘?

Wenn Ihr Unternehmen seit 50 Jahren besteht, ist das natürlich ein perfekter Grund eine feierliche Veranstaltung zu organisieren. Aber auch die Einführung eines neuen Produkts oder der Wunsch nach mehr Markenbekanntheit kann ein Grund für die Organisation einer Veranstaltung sein. Wenn der Grund für die Veranstaltung bekannt ist, können Sie über ein konkretes Ziel nachdenken: Was möchten Sie mit der Veranstaltung erreichen?

Das ‘Warum‘ unserer Oktoberveranstaltung war sofort deutlich. Unsere Agentur ist Mitglied von E3, einem internationalen Netzwerk unabhängiger Marketing- und Werbeagenturen, die sich zweimal im Jahr treffen, um Trends und Entwicklungen in der Marketing- und Werbebranche zu besprechen. Im vergangenen Oktober war es an uns, dieses Treffen zu organisieren.

Tipp 2: Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Wenn Sie eine Veranstaltung für Zimmermänner organisieren wollen und dann die Ausstellungsfläche mit Lieferanten von Friseurzubehör füllen würden, läuft etwas furchtbar schief. Es liegt auf der Hand, das es äußerst wichtig ist, dass Sie Ihre Veranstaltung an Ihre Besucher anpassen. Wen möchten Sie als Besucher einladen und wo liegen seine Interessen? Die Zielgruppe war in unserem Fall: 40 internationale Gäste aus unserem Netzwerk mit dem Wunsch, Neues voneinander und miteinander zu lernen.

Tipp 3: Standort

Wir hätten uns für die naheliegende Option entscheiden und unsere Gäste in Amsterdam empfangen können. Für viele Touristen ist die Niederlande nun einmal Amsterdam. Die Stadt bietet eine schöne Auswahl an Konferenzräumen, Kultur und Kunst. Aber warum sollten wir in die Hauptstadt gehen, obwohl unser Büro in Arnheim ist? Und was noch wichtiger ist: Warum sollte Arnheim Amsterdam unterlegen sein? Es war uns wichtig, dass wir einen Ort wählen, an dem man Wissen teilen kann und wo Unterhaltungsmöglichkeiten in der Nähe sind. Und diese Orte gibt es in Arnheim in Hülle und Fülle. Mein Tipp daher: Wagen Sie sich ruhig an Orte, die vielleicht weniger offensichtlich sind.

In unserem Fall hat diese doch außergewöhnliche Wahl dazu geführt, dass unsere Veranstaltung von den lokalen Medien aufgegriffen wurde, da die Wahl von Arnheim als Bühne für eine internationale Veranstaltung für ihre Leser und Zuschauer interessant war. Infolgedessen erhielten wir, die Mitarbeiter unseres Netzwerks und der Standort selber durch den Artikel im der Lokalpresse kostenlose positive Berichterstattung.

Tipp 4: Sparsam ist nicht geizig

Es wird niemals die Absicht sein, eine Veranstaltung zu organisieren, mit der man Verluste macht. Wenn Sie also ein bestimmtes Budget haben, überschreiten Sie dieses nicht. Fordern Sie immer erst Angebote an, machen Sie darauf basierend einen Kostenvoranschlag und wählen Sie entsprechend Ihres Budgets. Behalten Sie immer Ihre Kosten und Einnahmen immer im Auge.

Tipp 5: Kommunikation, Quelle von Inspiration und Missgeschick

Das Organisieren einer Veranstaltung bedeutet auch immer über und rundum die Veranstaltung zu kommunizieren. Sorgen Sie dafür, dass Sie alle Informationen, die Ihre Teilnehmer und auch alle andere Beteiligten betreffen, klar kommuniziert werden – von hilfreichen Kollegen über Besucher bis hin zu Projektmanagern vor Ort. Erstellen Sie selbst ein Tagesprogramm für den/die Tag(e) mit allen Informationen über die Zeitplanung, Veranstaltungsort(e) und die Erreichbarkeit der Verantwortlichen und Organisation. Sie können diese Informationen ausdrucken, auf Ihrer Webseite veröffentlichen oder in eine speziell für die Veranstaltung entwickelte App einfügen.

Tipp 6: Prioritäten setzen

Konzentrieren Sie sich auf Dinge, die wirklich wichtig sind. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan und verschwenden Sie keine Zeit mit Dingen, die nicht relevant sind. Besucher erinnern sich wirklich nicht daran, ob ihr Namensschild grau oder beige war und ob das Logo links oder rechts ausgerichtet war. Andererseits erinnern sie sich immer an eine schmutzige Toilette oder ein Mittagessen, das weder lecker noch ausreichend war. Wie bei jeder Veranstaltung gilt Folgendes: Konzentrieren Sie sich auf Snacks und Getränke und sorgen Sie für Unterhaltung. Vergrößern Sie also nicht kleine Details, die (manchmal unbemerkt) viel Zeit erfordern, sondern stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Grundlagen Beachtung finden.

Tipp 7: Sorgen Sie für ein Schmankerl

Lassen Sie Ihre Veranstaltung auf Foto und Film aufzeichnen (teilen Sie vorab Ihre Absicht mit Ihren Besuchern im Zusammenhang mit der DSGVO-Gesetzgebung) und sorgen Sie für einen schönen Event-Film. Schön für die Teilnehmer, aber auch ideal als Werbung für Ihr Unternehmen.

Lassen Sie sich von uns helfen

Motiviert, um direkt mit der Planung für Ihre eigene Veranstaltung zu beginnen, aber Sie haben nicht die richtigen Leute oder nicht genug Zeit? Wir helfen Ihnen gerne bei der Organisation und sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung durch die Kraft der PR ins Rampenlicht gerückt wird.

Auf zu einer erfolgreichen Veranstaltung!