Het vraagt een gedegen voorbereiding en veel tijd, maar als je een geslaagd event organiseert, kan dit jouw bedrijf veel opleveren. Denk aan tevreden deelnemers die napraten over het event binnen hun eigen netwerk of journalisten die erover schrijven, en – als alles een beetje goed geregeld is – zelfs winst. Aan de hand van ons eigen event, dat afgelopen oktober plaatsvond, geef ik je graag enkele tips voor het organiseren van jouw eigen versie.
Tip 1: Begin met het ‘waarom?’
Als jouw bedrijf 50 jaar bestaat vraagt dit om een feestje. Maar ook de introductie van een nieuw product of de wens om meer naamsbekendheid te krijgen kunnen een reden zijn voor het organiseren van een event. Als de reden voor het event bekend is, ga je verder naar de doelstelling: wat wil je ermee bereiken?
Voor ons was de reden voor het event in oktober direct helder. Ons bureau maakt deel uit van E3, een internationaal netwerk van onafhankelijke marketing- en reclamebureaus dat twee keer per jaar samenkomt om de trends en ontwikkelingen binnen het marketing- en reclamevak te bespreken. Afgelopen oktober was het aan ons om de meeting te organiseren.
Tip 2: Bepaal je doelgroep
Als je een event organiseert voor schilders en vervolgens de beursvloer volzet met leveranciers van kappersapparatuur, gaat er natuurlijk iets faliekant mis. Het is een open deur, maar het is uiterst belangrijk dat je jouw event aanpast op jouw bezoeker. Wie wil je als bezoeker aantrekken en waar ligt zijn interesse? Voor ons was de doelgroep direct duidelijk: 40 internationale gasten uit ons netwerk met de wens om nieuwe dingen te leren van en met elkaar.
Tip 3: Waar is dat feestje, hier is dat feestje
We hadden voor de meest voor de hand liggende optie kunnen gaan en onze gasten uitnodigen in Amsterdam. Voor veel toeristen staat Nederland nu eenmaal gelijk aan Amsterdam, en de stad heeft een mooi aanbod aan conferentieruimtes, cultuur en kunst. Maar waarom zouden we naar de hoofdstad gaan terwijl ons kantoor in Arnhem staat? En, nog belangrijker, waarom zou Arnhem onderdoen voor Amsterdam? Het was voor ons belangrijk dat we een locatie hadden waar kennis kon worden gedeeld en tevens dat vermaak dichtbij was. En die plekken zijn in Arnhem ruimschoots aanwezig. Mijn tip daarom: durf te zoeken naar locaties die misschien minder voor de hand liggen.
Dat heeft er in ons geval in ieder geval toe geleid dat ons event is opgepakt door lokale media, omdat de keuze voor Arnhem als podium voor een event interessant was voor hun lezers en kijkers. En hierdoor kregen door middel van één artikel zowel wij, de mensen uit ons netwerk als onze locaties gratis positieve coverage.
Tip 4: Laat geld niet onnodig rollen
Het zal nooit de bedoeling zijn om een event te organiseren dat verlieslatend is. Dus heb je een bepaald budget, overschrijd dit dan niet. Vraag offertes op, maak op basis hiervan een schatting en houd de kosten en inkomsten goed in de gaten.
Tip 5: Communicatie, een bron van veel inspiratie
Het organiseren van een event is tevens het communiceren over je event. Zorg dat je alle informatie die jouw deelnemers betreft en iedereen die betrokken is – van behulpzame collega’s tot aan de bezoekers tot aan de projectmanagers op locatie – helder communiceert. Maak voor de dag(en) zelf een dagprogramma met alle informatie over het tijdschema, de locatie(s) en bereikbaarheid van de organisatie. Je kunt deze informatie printen, op je website zetten of in een speciaal voor het event ontwikkelde app zetten.
Tip 6: Stel prioriteiten
Focus op zaken die echt belangrijk zijn. Houd je aan je planning en verspil geen tijd aan dingen die niet relevant zijn. Bezoekers onthouden echt niet of hun badge grijs of beige was en of het logo op de badge links of rechts uitgelijnd stond. Ze onthouden daarentegen wel een vieze wc of een lunch die niet lekker of te karig was. Zoals bij elk feestje geldt: richt je op het hapje en het drankje en zorg voor vermaak. Zoom dus niet in op kleine details die (soms ongemerkt) veel tijd vragen, maar zorg dat de belangrijkste basis de aandacht krijgt.
Tip 7: Zorg voor een toetje
Laat jouw event vastleggen op foto en film (deel dit voornemen vooraf met jouw bezoekers i.v.m. de AVG-wetgeving) en zorg voor een mooie aftermovie. Leuk voor de deelnemers, maar ook ideaal als reclame voor jouw bedrijf.
Laat ons je helpen
Gemotiveerd om aan de slag te gaan met je eigen event, maar beschik je niet over de juiste mensen of voldoende tijd? Wij helpen je graag met de organisatie en zorgen er ook voor dat jouw event middels de kracht van PR in de schijnwerpers komt.
Op naar een geslaagd event!
