Uit een onderzoek naar de crisisparaatheid van Nederlandse Seveso-bedrijven, blijkt dat een groot deel van de bedrijven de zaken in formele zin goed op orde heeft. Veruit de meeste beschikken over gedocumenteerde crisisplannen, communicatiestructuren en dedicated crisisteams. Waar het gaat om operationele zaken zoals het regelmatig actualiseren van crisisplannen, het testen van procedures en crisiscommunicatie scoren Seveso-bedrijven lager. Strikt genomen voldoen de meeste bedrijven dus aan de regels, maar de vraag is hoe adequaat ze kunnen reageren als er zich daadwerkelijk een incident of calamiteit voordoet. In het onderzoek, dat in opdracht van PR-bureau Wisse Kommunikatie door een student van de Radboud Universiteit onder 143 Seveso-bedrijven werd uitgevoerd, werd ook de Crisis Preparedness Index geïntroduceerd, een indicator van de crisisparaatheid van Seveso-bedrijven. Die geeft gemiddeld een 5.56 aan op een schaal van 7.

Seveso-bedrijven moeten voldoen aan richtlijnen voor de ontwikkeling van gedocumenteerde veiligheids- en bedrijfsnoodplannen; het opzetten van interne en externe communicatiestructuren en de samenwerking met publieke autoriteiten zoals veiligheidsregio’s en omgevingsdiensten. Die regels zijn bedoeld om risico’s voor de openbare veiligheid, het milieu en de continuïteit van de bedrijven zelf te vermijden en te beheersen. Voor Seveso-bedrijven zijn in dat verband ook crisismanagementsystemen en crisiscommunicatie belangrijke kerncomponenten van organisatorische risicogovernance. Net als in 2015 en 2020 heeft Wisse Kommunikatie dit jaar het onderzoek naar crisismanagement, crisis- en risicocommunicatie bij Nederlandse Seveso-bedrijven samen met de Radboud Universiteit uitgevoerd. Dit keer werd vooral gekeken naar de invloed van een aantal organisatorische factoren op de crisisparaatheid van Seveso-bedrijven: de aanwezigheid van een formeel crisiscommunicatieplan; de integratie van risicomanagement; de uitvoering van crisiscommunicatie (gecentraliseerd of locaal) en de rol van eerdere ervaring met crises.

De belangrijkste conclusie van het onderzoek is dat Nederlandse Seveso-bedrijven in de meerderheid voldoen aan de Seveso-richtlijnen. Op formele onderdelen zoals de aanwezigheid van gedocumenteerde crisisplannen (97%), communicatieprotocollen (89%) en dedicated crisisteams (87%) scoorden de deelnemende bedrijven hoog. Bij andere, meer dynamische elementen zoals het updaten van crisisscenario’s, trainingen, procedures voor het omgaan met de media, en het in kaart brengen van de stakeholders scoorden bedrijven lager. Dat suggereert dat er een kloof is tussen de formele eisen enerzijds en de praktische implementatie en organisatorische routines anderzijds. De pure aanwezigheid van veiligheidsmanagementsystemen, bedrijfsnoodplannen en communicatiestructuren betekent natuurlijk niet automatisch dat men in de praktijk in staat is om effectief op crises te reageren.

In het onderzoek werd de Crisis Preparedness Index geïntroduceerd, die op basis van een aantal criteria inzicht geeft in de crisisparaatheid van de onderzochte bedrijven. Die index laat een gemiddelde score zien 5.56 op een schaal van 7, hetgeen betekent dat bedrijven over het algemeen goed voorbereid zijn. De index toont hogere scores voor de aanwezigheid van duidelijk gedefinieerde crisismanagementrollen (6,0) en duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden binnen crisiscommunicatie (5.80), maar lagere scores voor de aanwezigheid van mediacommunicatieprocedures (5.20) en het regelmatig actualiseren van crisiscommunicatieplannen (5.04). Opvallend is dat bedrijven hun eigen crisisparaatheid hoger beoordelen, dan je op grond van de index zou verwachten.

Organisatiekenmerken en crisisparaatheid

In het onderzoek wordt de invloed van een aantal factoren op de crisisparaatheid van Seveso-bedrijven onderzocht. Vaak wordt er gewezen op de organisatiestructuur en in het bijzonder op de verantwoordelijkheid (governance) als voorwaarde om crisismanagement en crisiscommunicatie effectief in te richten, maar in het onderzoek bleken die aspecten geen grote rol te spelen. Bij 48,1 procent van de deelnemende bedrijven lag de verantwoordelijkheid voor crisismanagement bij de locaties. Bij 14,4 procent lag die verantwoordelijkheid op nationaal niveau en bij 18,3 procent op internationaal niveau. De overige bedrijven hebben hybride modellen. Centralisatie heeft als voordeel, dat er standaardisatie, consistentie en controle mogelijk is en dat de besluitvorming sneller kan verlopen. Daarentegen pleiten de aanwezigheid van lokale kennis over de bedrijfsactiviteiten en culturele verschillen voor een locale aansturing. Die maakt ook de samenwerking met belangrijke locale stakeholders als overheden, hulpdiensten en media gemakkelijker.

Ook eerdere crisiservaring heeft amper invloed heeft op de crisisparaatheid. 36 procent van de Nederlandse Seveso-bedrijven heeft een of meerdere keren met een crisissituatie te maken gehad, maar het wordt niet helemaal duidelijk welke bijdrage die ervaring aan de crisisparaatheid levert. Bedrijven kunnen ervan leren en eerdere tekortkomingen en responsstrategieën aanpassen, maar ze kunnen na verloop van tijd ook terugvallen in oude routines. In sommige gevallen kan eerdere ervaring zelfs leiden tot overmatig vertrouwen, waardoor de waargenomen kwetsbaarheid afneemt en de zorg voor de crisisparaatheid verzwakt.

De Seveso-classificatie heeft wel duidelijk invloed op kwaliteit van de crisisparaatheid. Hogedrempel organisaties noteren hogere paraatheidsscores (5.60) dan lagedrempel bedrijven (5.26), maar dat is niet verbazend gezien de hogere risico’s, de regeldruk en het strengere toezicht. Interessant is, dat de aanwezigheid, volwassenheid en integratie van risicomanagementsystemen de crisisparaatheid wel significant verhoogt. Ook dat lijkt logisch, omdat organisaties met gestructureerde en proactieve risicomanagementprocessen beter in staan zijn om de kwetsbaarheden te identificeren, scenario’s te definiëren en stakeholders in kaart te brengen, zodat ze beter op potentiële crises kunnen anticiperen en passende responsstrategieën kunnen ontwikkelen.

Crisiscommunicatie

Crisiscommunicatie speelt uiteraard een cruciale rol bij het crisismanagement, omdat zij invloed heeft op stakeholdervertrouwen, reputatieschade en de effectiviteit van responscoördinatie. 89 procent van de deelnemende Seveso-bedrijven heeft crisiscommunicatieprotocollen ontwikkeld en over het algemeen zijn ook de rollen en verantwoordelijkheden goed gedefinieerd; stakeholders in kaart gebracht en procedures voor de omgang met media vastgelegd. De aansturing van de crisiscommunicatie vindt grotendeels op locatie (47%) plaats, op nationaal niveau (19%) en op corporate niveau (20%). Uit het onderzoek blijkt dat organisaties vaak onvoldoende investeren in de dynamische aspecten van crisiscommunicatie, zoals training, simulaties en updates.

Belangrijk is dat de communicatie niet beperkt blijft tot reactieve berichtgeving tijdens een crisis. Zij moet ook pre-crisiscommunicatieactiviteiten bevatten, zoals risicocommunicatie en stakeholderbetrokkenheid, die helpen vertrouwen en legitimiteit op te bouwen vóórdat een incident plaatsvindt.

Conclusies

Het onderzoek liet zien dat Nederlandse Seveso-organisaties relatief hoge niveaus van paraatheid rapporteren, met name met betrekking tot formele crisismanagementplannen, gedocumenteerde noodprocedures en communicatiestructuren. Deze bevindingen zijn in lijn met de doelstellingen van de Seveso III-richtlijn, die systematisch veiligheidsmanagement, noodplanning en ongevalpreventie benadrukt als centrale componenten van industriële risicogovernance. De aanwezigheid van crisiscommunicatieplannen en geïntegreerde risicomanagementstructuren bleken goede voorspellers van een hoge crisisparaatheid, net als de Seveso-classificatie. Daarentegen bleken eerdere crisiservaring en governance nauwelijks van invloed.

Het onderzoek laat zien dat effectieve crisisparaatheid in toenemende mate een combinatie vereist van formele governancestructuren, geïntegreerde risicomanagementsystemen en gecoördineerde communicatiecapaciteiten op zowel lokaal als corporate niveau. Ook blijkt het toenemende belang van de integratie van crisiscommunicatie in de organisatorische risicomanagementsystemen.