Wisse Kommunikatie heeft in 2022 een crisiscommunicatieplan voor Tanatex Chemicals in Ede ontwikkeld. Als onderdeel van de samenwerking hebben we ook de messaging vastgelegd die in geval van een incident kan worden gebruikt en hebben we de woordvoerders van Tanatex een interviewtraining gegeven.
Tanatex Chemicals B.V. ontwikkelt, produceert en verkoopt chemische hulpmiddelen voor de textielindustrie. Toen het Chinese moederbedrijf in 2016 de productielocatie in Ede overnam, werd er meteen een begin gemaakt met de professionalisering van het veiligheidsbeleid. De fabriek in Ede is namelijk een zogenaamde ‘Seveso-inrichting’, waaraan hoge eisen gesteld worden m.b.t. de externe veiligheid. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij Harm Zweedijk, de manager Quality, Health, Environment & Safety.
Om een goed inzicht te verkrijgen in de risico’s van de verschillende installaties zijn volgens een meerjarenplanning op systematische wijze de risico’s via veiligheidsstudies blootgelegd en in kaart gebracht. Uit de geïdentificeerde risico’s zijn vervolgens noodscenario’s geselecteerd en opgenomen in een up-to-date bedrijfsnoodplan om zodoende de bestrijding daarvan te stroomlijnen en te borgen.
Tanatex besefte dat er ook professionele ondersteuning nodig was om de in – en externe communicatie bij calamiteiten te managen.
24/7-ondersteuning en meer
Tanatex zocht contact met Wisse Kommunikatie, dat met ruim vijftig organisaties een contract afgesloten heeft voor communicatie-ondersteuning bij crises. In dat contract is onder meer 24/7 ondersteuning in de vorm van advisering, mediamonitoring, perscontacten en de productie van communicatiemiddelen geregeld. Tanatex sloot een crisiscommunicatiecontract met een looptijd van drie jaar af, en daarnaast werd een stappenplan voor de ontwikkeling en inrichting van de crisiscommunicatie opgezet.
De volgende stap was het formuleren van de boodschappen en de informatie die in geval van een crisis relevant zijn. Op basis van een uitgebreid intakeformulier, een rondleiding door de fabriek en een serie interviews met direct betrokkenen werd uiteindelijk een aantal standaard contentcomponenten gemaakt; onder meer over het bedrijf, de activiteiten op het terrein, de productieprocessen, de opgeslagen chemische stoffen en het veiligheidsbeleid. Tijdens een crisissituatie kan die informatie snel naar wens (her)gebruikt worden, wat veel kostbare tijd bespaart.
De standaard contentcomponenten zijn niet alleen zeer effectief voor de (schriftelijke) informatievoorziening naar de media, maar ze vormen ook de leidraad voor de woordvoerders, zodat ze zonder aarzelen en correct kunnen ingaan op aspecten zoals het veiligheidsbeleid, de chemische stoffen en de productieprocessen. Om zich die boodschappen en informatie goed eigen te maken en ervaring op te doen met het te woord staan van journalisten kregen de woordvoerders - de communicatieadviseur, QHES-manager, de plantmanager en de operationeel directeur - een media- en interviewtraining.
De derde stap bestond uit het samenstellen van het crisiscommunicatieplan waarin de taken, de verantwoordelijkheden en de procedures voor de crisiscommunicatie worden beschreven. Er is gekozen voor een praktisch en snel te scannen document van nog geen tien pagina’s, dat is ingedeeld naar de diverse activiteiten die in een crisissituatie van belang zijn:
Dankzij adressenlijsten van intern betrokkenen, externe instanties en media, aangevuld met diverse handige checklists kunnen de betrokken snel te juiste informatie verzamelen en de juiste maatregelen nemen.
Het crisiscommunicatieplan van Tanatex is een aanvulling op het bedrijfsnoodplan, waarin diverse scenario’s worden beschreven voor de bestrijding van incidenten met werkprocessen en chemische stoffen, om de nadelige gevolgen voor personen, de omgeving, de productieprocessen en het bedrijf te minimaliseren.